World Cafè è un metodo semplice ed efficace nel dar vita a conversazioni informali, vivaci e costruttive, su questioni e temi che riguardano la vita di un’organizzazione o di una comunità al fine di generare un cambiamento.

Utile per stimolare la creatività e per promuovere partecipazione ed empowerment sociale, il World Cafè è uno strumento molto flessibile ma, per dare risultati utili, va utilizzato per scopi appropriati e con le corrette modalità; esso è particolarmente indicato:

• per approfondire analisi o sfide strategiche
• per coinvolgere persone in una conversazione autentica, non censurata
• quando i partecipanti sono molti (da 12 fino ad un migliaio) e si punta ad un fortecoinvolgimento;
• per raccogliere spunti di riflessione, condividere conoscenze, stimolare idee innovative ed affrontare questioni importanti;
• per far conoscere persone attraverso la conversazione e costruire relazioni potenzialmente generative.

Esso è poco indicato per informare, ottenere risposte specifiche ed assegnare compiti.

La chiave del successo di un World Cafè risiede innanzitutto in una chiara e condivisa organizzazione; per questo è necessario:

• fissare e condividere lo scopo
• chiarire il contesto di lavoro con riguardo particolare ai partecipanti da invitare
• creare un ambiente di lavoro ospitale, preparare i materiali necessari
• formulare domande importanti, che siano in grado di ingaggiare i partecipanti
• incoraggiare i contributi di tutti
• collegare i diversi punti di vista dei partecipanti e dei tavoli
• ascoltare per cogliere intuizioni e riflessioni profonde
• raccogliere e condividere i risultati alla fine del seminario
• sintetizzare i risultati in un rapporto sintetico chiaro e condiviso.

Nel World Cafè le conversazioni sono sostanzialmente autogestite seppure all’interno di un sistema di regole condivise dove i facilitatori (dei tavoli) fungono da trasmettitori della conoscenza generata sul tavolo piuttosto che da facilitatori.

Anche per questo è importante curare con grande attenzione tutti i diversi aspetti organizzativi.

• la precisione nella scelta dello scopo e l’accuratezza delle domande
• la scelta dell’ambiente e la preparazione dei materiali indispensabili
• La tipologia e la scelta dei partecipanti
• la scelta di quelli che saranno i referenti dei tavoli
• il materiale prodotto dai tavoli (fogli con disegni, fumetti, idee, frasi, post it)
• la varietà e la precisione delle idee che vengono generate
• il ritmo e partecipazione alla conversazione nei vari tavoli
• la puntualità e la tempestività nel chiudere ed aprire i diversi round
• il numero di relazioni che vengono generate dall’evento una volta che esso è concluso
• la soddisfazione dei partecipanti (raccolta ad esempio con un questionario conclusivo da somministrare alla fine o da inviare per posta elettronica)
• la comprensibilità e la chiarezza del rapporto di ricerca conclusivo
• l’uso che di questo viene fatto dalla committente.

Il rispetto di tali criteri è finalizzato a garantire che altri soggetti abbiano la possibilità di verificare le conclusioni a cui si arriva e di vagliare la bontà del proprio disegno di ricerca e delle relative conclusioni.

In rapporto ai profili degli utenti inviati da UIEPE nella specifica area dove si programmerà di realizzare il World Cafè possono essere compresi anche fino a tre partecipanti al percorso: è rilevante che gli utenti possano prendere parte all’intero percorso di costruzione dell’evento world cafè in stretta connessione con il coordinatore.

Si evidenzia come l’effetto atteso sia in termini di output il coinvolgimento di importanti portatori di interesse delle comunità locali che collaborano con gli autori di reato nel corso dell’evento per risolvere questioni locali, quindi un esito di cittadinanza attiva che oltre agli autori di reato vede come destinatari tutti i partecipanti.